RINGKASAN JAWATAN

Ketua Pengurusan Acara bertanggungjawab merancang, meneraju dan memantau keseluruhan strategi serta pelaksanaan acara-acara berbayar di bawah Kluster Penjanaan Hasil. Jawatan ini memerlukan kepimpinan strategik, pengurusan operasi yang cekap serta keupayaan mengawal bajet dan risiko bagi memastikan setiap acara mencapai objektif Klien dan organisasi serta mematuhi piawaian profesional yang ditetapkan.

SKOP KERJA & TANGGUNGJAWAB UTAMA

1. Perancangan Strategik & Pembangunan Acara

• Merancang konsep, tema dan hala tuju acara selaras dengan objektif organisasi dan keperluan klien.

• Menyediakan kertas kerja komprehensif merangkumi objektif, cadangan konsep, atur cara, keperluan logistik dan analisis impak.

• Membangunkan pelan tindakan (timeline) lengkap termasuk carta alir kerja dan milestone projek.

• Mengenal pasti peluang kolaborasi strategik dan nilai tambah bagi meningkatkan impak acara.

2. Pengurusan Bajet & Kawalan Kos

• Menyediakan bajet terperinci termasuk unjuran kos, perolehan dan margin keuntungan.

• Mengawal perbelanjaan agar mematuhi bajet yang diluluskan.

• Menilai sebut harga vendor dan memastikan pulangan nilai terbaik (value for money).

• Menyediakan laporan kewangan acara untuk pengurusan atasan.

3. Pengurusan Operasi & Pelaksanaan

• Menyelaras keseluruhan pelaksanaan acara termasuk logistik, teknikal, protokol dan keselamatan.

• Memastikan semua keperluan seperti sistem audio visual, pentas, pencahayaan, multimedia dan katering berfungsi dengan baik.

• Memastikan pematuhan kepada garis panduan keselamatan, protokol rasmi dan keperluan pihak berkuasa tempatan.

• Bertindak sebagai ‘Event Organizer’ semasa hari acara.

4. Kepimpinan & Pengurusan Pasukan

• Mengetuai dan menyelia pasukan pengurusan acara.

• Mengagihkan tugasan secara efektif serta memantau prestasi staf.

• Memberi bimbingan, latihan dan penilaian prestasi berkala.

• Membentuk budaya kerja berprestasi tinggi dan berorientasikan penyelesaian.

5. Pengurusan Hubungan & Stakeholder

• Mengurus hubungan dengan klien, agensi kerajaan, penaja dan rakan strategik.

• Mengendalikan mesyuarat koordinasi dan pembentangan cadangan projek.

• Menjadi wakil organisasi dalam rundingan dan perbincangan rasmi.

6. Pengurusan Vendor & Pembekal

• Mengenal pasti, melantik dan menilai vendor seperti PA System, pembinaan pentas, multimedia dan katering.

• Memastikan vendor mematuhi skop kerja dan standard kualiti yang ditetapkan.

• Menyelia kontrak dan perjanjian perkhidmatan.

7. Pengurusan Risiko & Pelan Kontingensi

• Mengenal pasti potensi risiko sebelum dan semasa acara.

• Menyediakan pelan pengurusan risiko dan pelan kecemasan (contingency plan).

• Mengendalikan isu krisis secara profesional dan pantas.

8. Pelaporan & Analisis Pasca Acara

• Menyediakan laporan pasca acara termasuk analisis keberkesanan program, pencapaian KPI dan cadangan penambahbaikan.

• Membentangkan laporan kepada pihak pengurusan.

KRITERIA & KELAYAKAN DIPERLUKAN

• Ijazah Sarjana Muda dalam Pengurusan Perniagaan, Pemasaran atau bidang berkaitan.

• Pengalaman minimum 7–10 tahun dalam pengurusan acara profesional.

• Berpengalaman mengurus acara berskala sederhana hingga besar (acara rasmi kerajaan, korporat, pelancaran, festival, karnival dan lain-lain).

• Kemahiran kepimpinan, komunikasi dan perundingan yang cemerlang.

• Mahir dalam penyediaan bajet serta kawalan kos.

• Mampu bekerja di bawah tekanan dan mengikut tarikh akhir ketat.

• Bersedia bekerja di luar waktu pejabat, hujung minggu dan cuti umum jika diperlukan.

• Mempunyai rangkaian vendor industri adalah satu kelebihan.

RINGKASAN JAWATAN

Eksekutif Pengurusan Acara bertanggungjawab membantu dalam perancangan, penyelarasan dan pelaksanaan acara bagi memastikan setiap program berjalan lancar mengikut perancangan. Jawatan ini memerlukan individu yang proaktif, teratur serta mampu bekerja dalam persekitaran dinamik.

SKOP KERJA & TANGGUNGJAWAB UTAMA

1. Sokongan Perancangan Acara

• Membantu dalam penyediaan kertas kerja, jadual pelaksanaan dan senarai semak (checklist) acara.

• Membantu merangka atur cara majlis dan keperluan teknikal.

2. Penyelarasan Logistik & Operasi

• Menyelaras tempahan lokasi, sistem audio visual, pentas dan peralatan acara.

• Mengurus pendaftaran tetamu, senarai jemputan dan susun atur tempat duduk.

• Memastikan bahan acara seperti backdrop, bunting, kit media dan cenderamata tersedia.

3. Pengurusan Vendor & Pembekal

• Berurusan dengan vendor bagi mendapatkan sebut harga dan pengesahan tempahan.

• Memantau kehadiran dan prestasi vendor semasa hari acara.

4. Sokongan Promosi & Dokumentasi

• Membantu penyediaan bahan promosi acara (poster, media sosial, siaran media).

• Mengurus dokumentasi termasuk surat-menyurat, permit dan laporan acara.

• Mengumpul data dan maklum balas peserta untuk analisis pasca acara.

5. Tugas Semasa Hari Acara

• Bertugas di lokasi bagi memastikan kelancaran perjalanan program.

• Mengendalikan pendaftaran, koordinasi tetamu VIP dan penyelesaian isu segera.

• Menjadi pegawai penghubung antara pasukan teknikal dan Klien.

KRITERIA & KELAYAKAN DIPERLUKAN

• Ijazah Sarjana Muda dalam bidang berkaitan.

• Pengalaman 3–5 tahun dalam pengurusan acara.

• Kemahiran komunikasi dan kerja berpasukan yang baik.

• Proaktif, teratur serta mempunyai kemahiran menyelesaikan masalah.

• Mempunyai lesen memandu dan bersedia bergerak ke lokasi acara.

• Mahir menggunakan Microsoft Office (Word, Excel, & Canva).

• Kemahiran reka grafik, multimedia atau pengendalian sistem AV adalah satu kelebihan.